Phòng Hành chính - Tổ chức

• In bài này
• Gửi Email bài này

I. GIỚI THIỆU PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC

Phòng Hành chính - Tổ chức là một trong 08 phòng chức năng của Trường ĐHCNTT&TT, được thành lập theo Quyết định số 216/QĐ-ĐHTN ngày 04 tháng 3 năm 2013 của Giám đốc Đại học Thái Nguyên (tiền thân là Phòng Tổng hợp được thành lập theo Quyết định số 80/QĐ-TCCB ngày 20 tháng 3 năm 2002 của Giám đốc Đại học Thái Nguyên).

Chức năng, nhiệm vụ: Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện chức năng  tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý và tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực công tác: văn thư, lưu trữ, hành chính, tổng hợp, tổ chức cán bộ, y tế, thi đua khen thưởng và một số nhiệm vụ khác do nhà trường giao.

Tổ chức của Phòng: Phòng có các bộ phận chuyên trách: Hành chính - Tổng hợp; Tổ chức - Cán bộ, Thi đua - Khen thưởng; Văn phòng Đảng ủy; Trạm Y tế.

Đội ngũ: Phòng có 19 cán bộ viên chức; trong đó, cán bộ có trình độ đại học, sau đại học chiếm 70%. Đội ngũ cán bộ viên chức của Phòng tâm huyết, trách nhiệm, có năng lực và chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ nhà trường giao, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển bền vững nhà trường.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC 

1) Chức năng

Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong các lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, tổng hợp, tổ chức cán bộ, y tế, thi đua khen thưởng và một số nhiệm vụ khác của nhà trường do Hiệu trưởng giao.

2) Nhiệm vụ

- Công tác văn thư, lưu trữ

     + Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín, chứng từ, điện báo, fax,... từ các nơi gửi về trường, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các bộ phận có liên quan để xử lý, giải quyết.

     + Kiểm tra, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình,... của các đơn vị và cá nhân trong trường gửi đến xin chữ kí hoặc ý kiến của Hiệu trưởng (hoặc các Phó Hiệu trưởng).

     + Chuyển công văn, tài liệu, thư tín... của các đơn vị trong trường cho các nơi ngoài trường và ngược lại; chuyển fax, thư tín điện tử, đăng ký điện thoại đường dài đến các địa phương trong nước và ngoài nước theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

     + Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

     + Quản lý và sử dụng con dấu cùng các loại văn bản của trường theo đúng quy định hiện hành.

     + Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu, báo cáo theo đúng quy định của công tác lưu trữ.

     + Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức (sau đây viết tắt là CBVC) được cử đi công tác; ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại trường.

- Công tác hành chính tổng hợp

     + Tổng hợp tư liệu, đề án, báo cáo... của các đơn vị trong trường; đề xuất, kiến nghị các biện pháp giúp Hiệu trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trên mọi mặt hoạt động của trường, đồng thời giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc và điều hành việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.

     + Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong trường giúp Hiệu trưởng làm việc trong hội nghị giao ban hàng tháng.

     + Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế làm việc cũng như các kế hoạch công tác của trường.

     + Tổ chức các hội nghị triển khai công tác, sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của trường; dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm, báo cáo đột xuất cung cấp các số liệu thống kê tổng hợp theo yêu cầu của cấp trên.

     + Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

- Công tác văn phòng và lễ tân

     + Photo công văn, tài liệu, văn kiện,... phục vụ cho công tác chung của trường.

     + Tổ chức và thực hiện các chế độ, chính sách cho Ban Giám hiệu và các phòng chức năng.

     + Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải theo kế hoạch công tác của trường.

     + Đón tiếp khách trong nước đến trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

     + Thực hiện các công việc hiếu, hỷ,... theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

     + Tổ chức thực hiện các quy định hiện hành về trang trí trong các dịp lễ và ngày kỷ niệm theo quy định của trường.

     + Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng các cơ quan ngoài trường, các CBVC đã nghỉ hưu.

- Công tác tổ chức cán bộ

     + Trực tiếp nghiên cứu và đề xuất các phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy quản lý của trường; xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; xây dựng các nội quy, quy định chung của nhà trường.

     + Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan lập quy hoạch phát triển đội ngũ CBVC có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu phát triển của trường.

     + Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện quy trình xét duyệt phong học hàm cho CBVC trong trường.

     + Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBVC trong toàn trường, phối hợp với các bộ phận liên quan nắm vững lịch sử chính trị, phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn của từng người để tham mưu cho Hiệu trưởng nhà trường về công tác cán bộ, công tác quy hoạch đội ngũ.

     + Tổ chức việc thực hiện quy trình tuyển dụng CBVC, ký kết các hợp đồng khoán việc, hợp đồng tuyển dụng ngắn hạn và dài hạn theo nhu cầu công tác của các đơn vị.

     + Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; điều tra, xác minh lý lịch CBVC theo yêu cầu.

     + Soạn thảo các văn bản, quy định về công tác tổ chức cán bộ.

-Công tác quản lý chế độ, chính sách

     + Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với CBVC trong trường.

     + Theo dõi tổ chức xét duyệt lương, phụ cấp, nâng bậc lương, BHXH, thi nâng ngạch, chuyển ngạch cho CBVC theo các quy định hiện hành.

     + Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan theo dõi và tổ chức kiểm tra việc chấp hành tổ chức kỷ luật của CBVC; chủ trì việc phổ biến các chế độ chính sách mới cho CBVC.

     + Giải quyết các thủ tục nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc... cho CBVC chức theo quy định hiện hành.

- Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

     + Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng cho các tập thể và cá nhân của trường theo quy định hiện hành.

     + Đề xuất, xây dựng kế hoạch, phát động các phong trào thi đua của nhà trường.

     + Chủ trì xây dựng kế hoạch, tổ chức nghiệm thu sáng kiến hằng năm.

     + Tổ chức các phong trào thi đua và hướng dẫn, lập hồ sơ xét duyệt thi đua khen thưởng CBVC.

     + Tổ chức thực hiện tham gia thi đua khối; thi đua theo lĩnh vực công tác.

     + Lập các báo cáo về công tác thi đua, khen thưởng.

     + Thực hiện công tác xét đề nghị phong tặng các danh hiệu Nhà giáo Nhân dân, Nhà giáo ưu tú, Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp giáo dục,…

     + Lập hồ sơ xét duyệt kỷ luật CBVC theo quy định.

- Công tác y tế

Giúp cho Hiệu trưởng trong việc bảo vệ, giáo dục và chăm sóc sức khỏe cho học sinh, sinh viên, nhà giáo, cán bộ và nhân viên nhà trường:

     + Xây dựng nội dung và kinh phí hoạt động của Trạm Y tế cho từng năm học, từng khóa học.

     + Tổ chức thực hiện công tác quản lý, chăm sóc sức khỏe HSSV, CBVC nhà trường, cụ thể: Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm và phân loại sức khỏe, quản lý và lưu hồ sơ sức khỏe; phối hợp cùng các đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra, xem xét môi trường làm việc của CBVC.

     + Sơ cứu, cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh theo phân tuyến kỹ thuật, chăm sóc sức khỏe ban đầu, cấp thuốc thường xuyên; chuyển bệnh nhân lên cơ sở y tế tuyến trên trong trường hợp cần thiết.

     + Tuyên truyền, giáo dục, tư vấn các vấn đề liên quan đến sức khỏe; vận động HSSV tham gia BHYT.

     + Tổ chức kiểm tra việc thực hiện vệ sinh học đường, vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh, bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng chống tai nạn thương tích, phòng chống HIV và AIDS, các bệnh xã hội và các hoạt động y tế khác về y tế trường học.

     + Phối hợp với cơ sở y tế tại địa phương, ngành liên quan trong việc triển khai, thực hiện các hoạt động y tế trường học và các hoạt động y tế khác.

     + Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, đoàn thể trong trường thực hiện công tác y tế trường học; xây dựng môi trường trường học lành mạnh, an toàn.

     + Thực hiện sơ, tổng kết và báo cáo kết quả triển khai công tác y tế trường học theo quy định.

ĐỘI NGŨ CÁN BỘ, NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÁN BỘ VIÊN CHỨC PHÒNG HC-TC NĂM 2019

Quy trình tác nghiệp và các biểu mẫu hành chính

Quy trình tác nghiệp và các biểu mẫu Tổ chức cán bộ