Phòng Hành chính - Tổ chức

• In bài này
• Gửi Email bài này

I. GIỚI THIỆU PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC

Phòng Hành chính - Tổ chức là một trong 08 phòng chức năng của Trường ĐHCNTT&TT, được thành lập theo Quyết định số 216/QĐ-ĐHTN ngày 04 tháng 3 năm 2013 của Giám đốc Đại học Thái Nguyên (tiền thân là Phòng Tổng hợp được thành lập theo Quyết định số 80/QĐ-TCCB ngày 20 tháng 3 năm 2002 của Giám đốc Đại học Thái Nguyên).

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

a) Chức năng

Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý và tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, tổng hợp, pháp chế, tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, quân sự, quốc phòng, an ninh chính trị nội bộ, y tế và một số nhiệm vụ khác của nhà trường do Hiệu trưởng giao. 

Phòng Hành chính - Tổ chức có các bộ phận: Tổ chức cán bộ - Thi đua khen thưởng; Hành chính - Pháp chế;  VP Đảng  - VP Hội đồng trường - VP Công đoàn; Trạm Y tế.

b) Nhiệm vụ

- Công tác văn thư, lưu trữ

+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín, chứng từ, điện báo, fax,... từ các nơi gửi về Trường; trình Ban Giám hiệu và chuyển đến các bộ phận có liên quan để tổ chức triển khai và xử lý, giải quyết.

+ Chuyển công văn, tài liệu, thư tín... của các đơn vị trong trường cho các nơi ngoài trường và ngược lại.

+ Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính.

+ Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định hiện hành.

+ Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, hồ sơ công việc, tài liệu, báo cáo theo quy định.

+ Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho VCNLĐ được cử đi công tác; ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại trường.

- Công tác hành chính tổng hợp

+ Tổng hợp tư liệu, đề án, báo cáo... của các đơn vị trong trường; đề xuất, kiến nghị các biện pháp giúp Hiệu trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trên mọi mặt hoạt động của trường, đồng thời giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc và điều hành việc thực hiện quy chế làm việc và các chương trình, kế hoạch của Trường.

+ Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong trường giúp Hiệu trưởng làm việc trong hội nghị giao ban hằng tháng; thông báo kết luận hội nghị giao ban hằng tháng tới các đơn vị.

+ Tổ chức các hội nghị triển khai, sơ kết, tổng kết công tác của trường; dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết hằng năm, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.

+ Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện.

+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai, thực hiện chế độ báo cáo về công tác cải cách hành chính trong nhà trường theo năm học, giai đoạn.

+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai, thực hiện chế độ báo cáo về công tác dân chủ trong nhà trường theo năm học, giai đoạn.

+ Tổ chức, triển khai thực hiện xây dựng, rà soát, điều chỉnh tầm nhìn, sứ mạng và giá trị văn hoá/giá trị cốt lõi của nhà trường.

+ Thực hiện các tiêu chuẩn, tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn về thi đua của Bộ GD&ĐT và Đại học Thái Nguyên.

- Công tác văn phòng 

+ Photo các loại công văn, tài liệu, văn kiện,... phục vụ cho công tác chung của Trường.

+ Thực hiện các chế độ, chính sách: chè uống, điện thoại CBCC, điện thoại các đơn vị, đường truyền internet… của các đơn vị trong trường.

+ Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải.

+ Đón tiếp khách trong nước đến trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các đơn vị chức năng để giải quyết công việc.

+ Tổ chức, phối hợp thực hiện các quy định hiện hành về trang trí trong các lễ hội và ngày kỷ niệm theo quy định của trường.

+ Tổ chức thăm hỏi, chúc mừng các cơ quan ngoài trường, các VCNLĐ đã nghỉ hưu; lập thông báo, thực hiện chế độ khi nghiên cứu sinh bảo vệ luận án; thực hiện các chế độ hiếu, hỷ,... ngoài trường theo yêu cầu của Hiệu trưởng; phối hợp Công đoàn trường thông báo tới các đơn vị, thực hiện chế độ hiếu, hỉ trong trường theo quy định.

- Công tác tổ chức, cán bộ 

+ Trực tiếp nghiên cứu và đề xuất các phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy quản lý của trường; xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; xây dựng các nội quy, quy định chung của nhà trường.

+ Rà soát, xây dựng Đề án vị trí việc làm theo hướng dẫn của cấp trên và tình hình thực tiễn của đơn vị.

+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan lập quy hoạch phát triển đội ngũ VCNLĐ có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu phát triển của trường.

+ Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện quy trình xét duyệt phong học hàm cho VCNLĐ trong trường.

+ Quản lý hồ sơ, lý lịch của VCNLĐ trong toàn trường, phối hợp với các bộ phận liên quan nắm vững lịch sử chính trị, phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn của từng người để tham mưu cho Hiệu trưởng nhà trường về công tác cán bộ, công tác quy hoạch đội ngũ.

+ Tổ chức việc thực hiện quy trình tuyển dụng VCNLĐ, ký kết các hợp đồng với VCNLĐ theo nhu cầu công tác của các đơn vị.

+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; điều tra, xác minh lý lịch VCNLĐ theo yêu cầu.

+ Soạn thảo các văn bản quản lý nội bộ và các văn bản liên quan đến công tác tổ chức cán bộ.

- Công tác quản lý chế độ, chính sách

+ Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với VCNLĐ trong trường.

+ Theo dõi tổ chức xét duyệt lương, phụ cấp, nâng bậc lương, BHXH, thi nâng ngạch, chuyển ngạch cho VCNLĐ theo các quy định hiện hành.

+ Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan theo dõi và tổ chức kiểm tra việc chấp hành tổ chức kỷ luật của VCNLĐ; chủ trì việc phổ biến các chế độ chính sách mới cho VCNLĐ.

+ Giải quyết các thủ tục nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc... cho VCNLĐ chức theo quy định hiện hành.

- Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

+ Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng cho các tập thể và cá nhân của trường theo quy định hiện hành.

+ Đề xuất, xây dựng kế hoạch, phát động các phong trào thi đua của nhà trường.

+ Chủ trì xây dựng kế hoạch, tổ chức nghiệm thu sáng kiến hằng năm.

+ Tổ chức các phong trào thi đua và hướng dẫn, lập hồ sơ xét duyệt thi đua khen thưởng VCNLĐ.

+ Tổ chức thực hiện tham gia thi đua khối; thi đua theo lĩnh vực công tác.

+ Lập các báo cáo về công tác thi đua, khen thưởng.

+ Thực hiện công tác xét đề nghị phong tặng các danh hiệu Nhà giáo Nhân dân, Nhà giáo ưu tú, Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp giáo dục,…

+ Lập hồ sơ xét, xử lý hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xử lý kỷ luật VCNLĐ theo quy định.

- Công tác pháp chế

+Xây dựng các văn bản quản lý nội bộ và cơ sở dữ liệu về công tác pháp chế.

+ Hằng năm, xây dựng và triển khai kế hoạch thực hiện công tác pháp chế hằng năm; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản quản lý nội bộ về công tác pháp chế; lập các báo cáo về công tác pháp chế và tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trong nhà trường.

+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức kiểm tra, rà soát và hệ thống hoá các văn bản quản lý nội bộ; tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các văn bản quản lý nội bộ khi phát hiện có sự bất cập hoặc không phù hợp.

+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tư vấn pháp luật giúp HĐT, Hiệu trưởng những vấn đề liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động của Trường; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Trường, của VCNLĐ và người học.

+ Thẩm định về mặt pháp lý các dự thảo văn bản quan trọng thuộc thẩm quyền ban hành của nhà trường trước khi trình lãnh đạo nhà trường ký, ban hành.

+ Phối hợp các đơn vị liên quan giúp HĐT, Hiệu trưởng tham gia góp ý đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan có thẩm quyền gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan giúp HĐT, Hiệu trưởng theo dõi, giám sát, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bộ GD&ĐT, ĐHTN và nhà trường.

+ Kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lý các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế, quy định của ĐHTN và nhà trường.

+ Xây dựng và triển khai kế hoạch tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật hằng năm; phổ biến quy định của các cơ quan liên quan, của ĐHTN và nhà trường cho VCNLĐ và người học.

- Công tác y tế

Giúp cho Hiệu trưởng trong việc bảo vệ, giáo dục và chăm sóc sức khỏe cho học sinh, sinh viên, nhà giáo, cán bộ và nhân viên nhà trường:

+ Xây dựng nội dung và kinh phí hoạt động của Trạm Y tế cho từng năm học, từng khóa học.

+ Tổ chức thực hiện công tác quản lý, chăm sóc sức khỏe VCNLĐ, người học trong trường, cụ thể: Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm và phân loại sức khỏe, quản lý và lưu hồ sơ sức khỏe; phối hợp cùng các đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra, xem xét môi trường làm việc của VCNLĐ.

+ Sơ cứu, cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh theo phân tuyến kỹ thuật, chăm sóc sức khỏe ban đầu, cấp thuốc thường xuyên; chuyển bệnh nhân lên cơ sở y tế tuyến trên trong trường hợp cần thiết.

+ Tuyên truyền, giáo dục, tư vấn các vấn đề liên quan đến sức khỏe; vận động sinh viên tham gia BHYT.

+ Tổ chức kiểm tra việc thực hiện vệ sinh học đường, vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh, bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng chống tai nạn thương tích, phòng chống HIV và AIDS, các bệnh xã hội và các hoạt động y tế khác về y tế trường học.

+ Phối hợp với cơ sở y tế tại địa phương, ngành liên quan trong việc triển khai, thực hiện các hoạt động y tế trường học và các hoạt động y tế khác.

+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, đoàn thể trong trường thực hiện công tác y tế trường học; xây dựng môi trường trường học lành mạnh, an toàn.

+ Thực hiện sơ, tổng kết và báo cáo kết quả triển khai công tác y tế trường học theo quy định.

- Thực hiện công tác văn phòng: Đảng ủy, Công đoàn, Hội đồng trường./.

III. BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÁN BỘ VIÊN CHỨC PHÒNG HC-TC NĂM 2021 

Quy trình tác nghiệp và các biểu mẫu hành chính

Quy trình tác nghiệp và các biểu mẫu Tổ chức cán bộ